KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ
Kalite İnsana Saygıyla Başlar…
Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.
Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. Zaman pahalıdır.
Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer.
Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve sübjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz.
İstemek, Başarmak İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçin Başlamak Gereklidir.
- Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır.
- Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.
Zaman Tuzakları
- Plânsızlık
- Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak
- Ertelemek
- Kendini gereğinden fazla işe adamak
- Acelecilik
- Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma
- Rutin ve gereksiz işler
- Gereksiz telefonlar
- Gündemsiz ve verimsiz toplantılar
- Kararsızlık
- Dağınık masa ve büro düzeni
PLANLAMA
Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.
- Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.
- Yönetim planlama ile başlar. Ve en önemli aşamadır…
ÖNCELİKLER BELİRLEYEMEMEK VE SIRAYA KOYAMAMAK
ERTELEMEK
Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme;
- Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.
- Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.
KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAMAK
- İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur.
- Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.
- Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar.
- En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler.
- Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.
ACELECİLİK
- Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler.
- Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.
KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMA
- Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.
RUTİN VE GEREKSİZ İŞLER
- Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.
GÜNDEMSİZ VE VERİMSİZ TOPLANTILAR
- Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır.
- Sorun,
- Gündemi belirlenmeden yapılan,
- Normal süresini aşan ve
- Amacına ulaşmayan toplantılardır.
KARARSIZLIK
- Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.
DAĞINIK MASA
- Yorgunluk,
- Verimsizlik,
- Baş edememe hissi,
- Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur.
- BAŞKALARINDAN ÖNCE KENDİMİZİ YÖNETMELİYİZ.
- KENDİMİZİ YÖNETMEK ZAMAN KONTROLÜNÜN PÜF NOKTASIDIR.
- BU ZAMAN KONUSUNDA ETKİLİ ALIŞKANLIKLAR KAZANMAK VE BUNLARI UYGULAMAKTIR.
- HEPİMİZİN HAFTADA 168 SAATİ VAR, SİZ BU SAATLERİ NASIL DEĞERLENDİRİYORSUNUZ?
- ZAMANIN YETMEDİĞİNİ, İŞİMİZİN ÇOK OLDUĞUNU SÖYLER YAKINIP DURURUZ.
- EĞER HER GÜN FAZLADAN İKİ SAAT VERİLSE, NE YAPARIZ?
Zaman doğru yönetilemiyorsa hiç bir şey doğru yönetilemiyor demektir. DRUCKER
ZAMANI İYİ KULLANMANIN ÜÇ YOLU
- Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak.
- Yaptığınız işte daha etkin olmak.
- Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.
ZAMANI İYİ DEĞERLENDİRMENİN BİZE KAZANDIRACAKLARI
- Kariyer planlaması
- Okumak
- İletişim
- Dinlenme
- Düşünme
EN İYİ ZAMAN
- Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.
- Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz.
ÜÇ ZAMAN TESTİ
- Gereklilik
- Uygunluk
- Etkinlik
ÖNCELİK SIRASINA KOYMAK
- Kesinlikle yapılmalı
- Yapılmalı
- Yapılması iyi olur.
- ÖNCELİKLERİ BELİRLEMEDEKİ KRİTERLERİMİZ
- Karar
- Görecelik
- Zamanlama
KENDİNİZİ DEĞERLENDİRİN
- Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum.
- Günlük çalışmamı buna göre ayarladım.
- Telefon görüşmeleri
- Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım.
- Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım.
- Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım.
- Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım.
- Etkinliği artırmak için yollar aradım.
- Her hafta neler başarmak istediğimi planladım.
- Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım.
- Ani işler için zaman bıraktım.
- Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim.
PLANLAMA
Zaman Çerçevesi
Uzun vadeli Hedefler Kısa vadeli hesaplar
Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır.
ZAMAN KAYBETTİRİCİLER
- Düzensizlik
- Hayır diyememek
- Geciktirme
- Beklemeler
- Aksaklıklar
- Ziyaretçiler
- Posta
- Dedikodu
- Gereksiz titizlik
- Kahve sohbetleri
GECİKMELERLE MÜCADELE
- Bitirme tarihini belirleyin.
- İlk önce sıkıcı olan işi yapın.
- Şimdi yapın!
- Ödüllendirme sistemi kurun.
- İşleri küçük bölümlere ayırın.
- Sizi uyaracak biriyle anlaşın.
ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN TAVSİYE
Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.
- “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.
- Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.
- Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.
- “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.
En Yükseğe Erişmek İsterseniz, En Aşağıdan Başlayın. P. CYRUS